Outputmanagement

Outputmanagement ist die softwareunterstützte, automatisierte Verarbeitung von Dokumenten von der Dokumentenerstellung über den physischen und elektronischen Versand bis hin zum Empfänger. Darin eingeschlossen sind die Aufbereitung der Dokumente für die professionelle Archivierung und die Dokumentation der relevanten betriebswirtschaftlichen Prozesse sowie die Erfassung und Bereitstellung der wesentlichen Kennzahlen.

Komplexe Prozesse bieten vielfältige Optimierungsmöglichkeiten. So gibt es diverse Rabatte bei der DV-Frankierung, die bei entsprechender Sortierung der Sendungen von den Postgesellschaften gewährt werden. Die physische Produktion kann durch Systeme für die Produktionssteuerung und –überwachung optimiert werden, bei elektronischen Kanälen muss die sichere Zustellung von Sendungen sichergestellt werden.

Dokumentenverarbeitungsprozess

Dokumentenverarbeitungsprozess

Registrierung & Datenbeschaffung

Üblicherweise werden Schriftstückanforderungen aus Fachanwendungen oder Bestandsführungssystemen angestoßen. Beim Anstoßen des Prozesses sind bereits erste Daten für die zu erzeugenden Dokumente vorhanden. In dem anschließenden Teilprozess „Registrierung & Datenbeschaffung“ wird die Schriftstückerstellung bei Überwachungs- und Berichts-Systemen registriert. Damit können übergreifende Berichte bereits früh im Prozess erstellt werden, ebenfalls ist eine Dokumenten-Überwachung ab diesem Punkt möglich. Neben der Registrierung erfolgt vor allem die Datenbeschaffung, in der alle benötigten Informationen aus verschiedenen Systemen zusammengestellt werden.

In Batch-Abläufen werden beispielsweise Adressen der beteiligten Personen und bevorzugte Versandkanäle aus Partnersystemen ermittelt. Bestandsführungssysteme und Business-Rule-Management-Systeme liefern Dokumenteninhalte und Geschäftsregeln. In der interaktiven Dokumentenerstellung werden Daten sowohl analog den Batch-Abläufen ermittelt als auch interaktiv durch den Sachbearbeiter ergänzt. Dabei kann der Sachbearbeiter standardisierte Textbausteine auswählen oder auch individuelle Texte (Freitexte) eingeben, je nach Definition der Dokumentenvorlage.

Dokumentenerstellung & Daten-Vervollständigung

Das eigentliche Schriftstück wird im nächsten Teilprozess „Dokumentenerstellung & Daten-Vervollständigung“ erzeugt. Die Dokumentenerstellung besteht aus zwei Schritten, der Composition und der Formatierung. Die Compostion bezeichnet die Anordnung einzelner Elemente (Briefkopf, Absender, Tabellen) auf Blättern und Seiten, die Formatierung bezeichnet die Erstellung des eigentlichen Formats (zum Beispiel AFP oder PDF). Während der Erstellung des Dokuments wird in diesem Teilprozess oftmals noch auf Geschäftsregeln aus den Business-Rules-Management-Systemen zurückgegriffen, um regelbasiert weitere Aktionen auszulösen wie beispielsweise die Erstellung von Kopien und/oder Duplikaten.

Es gibt jedoch auch Fälle, in denen fertig formatierte Dokumente direkt aus den Anwendungen erzeugt werden. Diese enthalten oftmals nicht alle für den anschließenden Prozess benötigten Metadaten. So fehlen in vielen Systemen oftmals Informationen für den elektronischen Versand, wie zum Beispiel die Angabe von E-Mail-Adressen. Dieser Teilprozess dient daher ebenfalls der Daten-Vervollständigung. Analog der Datenbeschaffung werden verschiedene Fachsysteme angesprochen, wobei hier die Daten den bereits fertig formatierten Dokumenten hinzugefügt werden. Durch diesen Teilprozess können aber auch Dokumente aus Office-Anwendungen standardisiert im Outputmanagement verarbeitet werden.

Optimierung & Herstellung

Die bisherigen Teilprozesse werden fast immer in der Verantwortung des Document-Owners, in dort angesiedelten Batch-Abläufen oder von Sachbearbeitern aus den Fachbereichen durchgeführt. Die fertig erstellten Dokumente werden für die nächsten Teilprozesse an interne oder externe Verarbeitungsdienstleister übergeben.

Der erste Teilprozess zur Vorbereitung des Dokumentenversands beim Verarbeitungsdienstleister ist die „Optimierung“, die wiederum in mehrere Unterprozesse geteilt wird. Zuerst erfolgt der Dateneingang, zum Beispiel per SFTP, auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk oder in einem eigenen Portal. Die Dokumente können anschließend optional auf Vollständigkeit und auf Plausibilität überprüft werden. Im nächsten Unterprozess werden Formate angepasst (zum Beispiel für ein einheitliches Ressourcen-Handling) und Metadaten für die weitere Optimierung vereinheitlicht. Ein Dokumenten-Pool stellt ein Eingangstor zur vereinheitlichten Weiterverarbeitung der Schriftstücke dar. Nach einer optionalen und ggf. anwendungsübergreifenden Bündelung werden die Dokumente entweder für den physischen Versand optimiert oder für die elektronische Zustellung vorbereitet. Die hierfür erforderlichen Aktivitäten sind unter anderem eine DV-Frankierung, die Aufbringung von Steuerzeichen, die Erstellung von Deckblättern oder die Generierung von Textkörpern für E-Mails und gegebenenfalls Konvertierungen. Ein Dokumenten-Pool bietet weiterhin eine Recherchemöglichkeit, um Dokumente zu suchen und zu verfolgen. Der nächste Teilprozess beim Verarbeitungsdienstleister ist die „Herstellung“. Diese umfasst im Falle der physischen Zustellung die Produktion der Sendungen und damit Unterprozesse wie Druck und Kuvertierung, manuelle Verpackungsvorgänge für Pakete oder große Sendungen, aber auch weitere optionale Schritte wie eine manuelle Qualitätssicherung. Im Falle der elektronischen Zustellung werden je nach gewählten Versandkanälen (E-Mail, gesicherte Secure-Mail, Portale, etc.) die erforderlichen elektronischen Dateistrukturen erstellt.

Versand & Empfang

Der nächste Teilprozess „Versand“ erfolgt bei verschiedenen Zustelldienstleistern. Der Versand von physischen Sendungen wird von verschiedenen Postgesellschaften durchgeführt, für den elektronischen Versand werden die Leistungen von Providern wie E-POSTBRIEF, De-Mail, IncaMail oder regify in Anspruch genommen.

Mit der Zustellung des Dokumentes beim Empfänger ist der Dokumentenverarbeitungsprozess zunächst beendet. Was folgt ist – je nach Art des Dokumentes – die endgültige Ablage beim Empfänger oder die Initialisierung eines neuen Geschäftsvorfalles durch ein Antwortschreiben.

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